La transition numérique est aujourd’hui un passage nécessaire pour toute entreprise qui se veut moderne. Cette exigence s’est particulièrement accrue ces dernières années à cause de la pandémie de Covid-19. Cette période a révélé l’obsolescence du système organisationnel de nombreuses entreprises. Souhaitez-vous opérer la transition numérique de votre entreprise ? Découvrez les 5 étapes pour y arriver !
Le diagnostic
Tout projet de transformation digitale commence par le diagnostic de la digitalisation de l’entreprise. C’est une étape incontournable qui permet d’apprécier l’existant. Par la suite, des objectifs sont fixés en vue de définir le niveau de digitalisation que l’entreprise désire atteindre. Cette révolution numérique n’épargne aucun secteur d’activité. Par exemple, la digitalisation du secteur funéraire faisait partie des moins attendues.
Cependant, c’est dans ce domaine que des avancées majeures ont été réalisées grâce à un diagnostic bien posé. Le diagnostic aide l’entreprise à se positionner sur l’échelle de la digitalisation afin de prendre des engagements pour renverser la tendance. Cette échelle comprend divers niveaux classés de « entité pas du tout digitalisée » à « entité totalement digitalisée ».
L’analyse des besoins
L’analyse des besoins permet d’accorder la priorité aux tâches urgentes. En effet, elle consiste à hiérarchiser les besoins de la transition numérique. Elle permet de quantifier le volume de travail à faire et évaluer le coût des matériels à acquérir.
Par conséquent, en fonction du budget, les actions sont orientées vers les besoins les plus urgents et les plus utiles. Ce choix s’opère en fonction des critères suivants :
- Simplicité d’utilisation ;
- Aspect collaboratif ;
- Utilisation en ligne et hors ligne ;
- Connexion à un écosystème.
Si un outil répond à ces 4 critères, il est assurément bon pour le développement de l’entreprise. En effet, le fait d’en tenir compte permet de mettre tous les collaborateurs au même degré d’information sans une formation spéciale.
La gestion des données
La transition numérique implique la gestion de milliers de données. Même si elle facilite l’accessibilité aux données numériques, celles-ci sont exposées à un risque élevé d’insécurité.
Pour prévenir les incidents, toute entreprise en phase de transition numérique doit disposer d’outils fiables. Ainsi, elle pourra contrôler l’accès aux données et les protéger contre les attaques malveillantes. Le mode de stockage doit également être prioritaire. En général, plusieurs modes de stockage sont utilisés à la fois. Cependant, il est important de savoir exploiter chacun d’eux pour ne pas faire face à des pertes de données.
La gestion des données inclut également le partage des informations et le traitement des données. Pour ce faire, il est recommandé de disposer d’un système de partage sécurisé et maîtrisé de tous les collaborateurs. En ce qui concerne le traitement des données, celles-ci doivent être accessibles afin d’en faciliter l’utilisation.
Les ressources humaines et la formation
Parmi les critères de choix des outils de digitalisation, la simplicité d’utilisation est au premier rang. Cependant, ce critère ne dispense pas de la formation du personnel aux outils et méthodes de travail. Face la prise en main d’un outil digital ou numérique, nous n’avons pas les mêmes aptitudes. De ce fait, il est indispensable de prévoir des séances de formation pour mettre tout le personnel à un niveau équivalent de maîtrise des outils.
Pour une meilleure utilisation des outils, il est indispensable que les salariés adhèrent à leur utilisation. Ils doivent en comprendre le bien-fondé et l’intérêt. À cet effet, en tant que responsable, vous devez leur démontrer en quoi ces outils facilitent les tâches administratives afin qu’ils s’engagent à les maîtriser.
Par exemple, la nécessité du télétravail est un argument solide pour convaincre ses collaborateurs de la maîtrise des outils digitaux utilisés au sein de l’entreprise. De plus, ils permettent d’être opérationnel n’importe où et à n’importe quelle heure.
Le bilan
La transition numérique d’une entreprise ne se limite pas à l’achat de matériel informatique et à l’introduction de nouveaux procédés. Il est important de faire le bilan de l’investissement. Cette évaluation consiste à apprécier les moyens mis en œuvre de même que l’atteinte des objectifs fixés au départ. Les indicateurs de performances permettent à cet effet d’avoir une idée quantifiable des performances réalisées.
C’est aussi à cette étape qu’il faut mesurer le taux d’adhésion des travailleurs aux nouvelles méthodes introduites dans le traitement des informations. Donnez-leur l’occasion de s’exprimer sur leur appréciation des nouveaux outils. Leurs avis comptent à plus d’un titre car ce sont eux qui utilisent le plus les outils. Cette étape du projet permettra de corriger les défaillances du système et de faire évoluer les outils afin de les rendre plus utiles pour l’entreprise.